ما المستندات التي تُفحص أثناء التدقيق
يبدأ المدققون عادةً بالمستندات لا بالأرفف. الأوراق مرآة لطريقة عمل المستودع فعلًا. فإذا كانت المستندات كاملة ومتسقة ومتزامنة فالمخزون المادي غالبًا سليم. وإذا لم تكن كذلك فمن هناك تبدأ المشكلات.
مستندات الاستلام
إشعارات التسليم وأوامر الشراء وفواتير الموردين وتقارير الاستلام. يقارن المدققون ما طُلب وما يقول المورد إنه سلّمه وما سُجّل في المخزون، وينظرون كيف عولجت الفروقات.
مستندات الصرف والشحن
أوامر البيع وإشعارات الشحن ومستندات النقل وإثبات التسليم. يتحققون من أن كل صنف غادر المستودع مدعوم بمستند معتمد وأن التواريخ متسقة.
الحركات الداخلية
النقل بين المواقع أو المستودعات وإعادة الوسم وإعادة التغليف والتحويلات. هذه الحركات يسهل نسيانها وهي مصدر نموذجي لسجلات تنحرف عن الواقع.
المرتجعات والتلف والشطب
تقارير المرتجعات وتقارير التلف وموافقات الشطب. يفحص المدققون من وافق على كل منها وما الدليل وهل أُزيلت البضائع أو أُتلفت فعلًا.
سجلات الجرد
أوراق الجرد السابقة ونتائج إعادة العدّ والفروقات والتعديلات التي تلتها. تُظهر هل حُقّق في الفروقات أم صُحّحت فقط.
المسؤولية والصلاحيات
اتفاقيات المسؤولية وقوائم المستخدمين المصرّح لهم وسجلات المفاتيح والدخول. تُظهر من المسؤول عن ماذا ومن كان بإمكانه تغيير السجلات.
السياسات والإجراءات
الإجراءات المكتوبة للاستلام والتخزين والجرد والشطب، والدليل على اتباعها.
كيف تستعدّون
- احتفظوا بالمستندات في مكان واحد وبترتيب التواريخ.
- تأكدوا من أن لكل قيد مستندًا يدعمه.
- أغلقوا المستندات المفتوحة قبل نهاية فترة التدقيق.
- جهّزوا قائمة بالاستثناءات وتفسيراتها.
اختبار عينة نموذجي
قد يختار المدققون 25 عملية استلام من الفترة ويتتبعون كلًّا منها: من أمر الشراء إلى إشعار التسليم إلى القيد في النظام إلى الموقع على الرف. أي حلقة ناقصة أو غير متسقة تصبح ملاحظة. وكلما كان مساركم أكمل كان ذلك أسرع.
احتفظوا بقائمة استثناءات
جهّزوا قائمة قصيرة بالأمور غير المعتادة: قيود متأخرة وتصحيحات يدوية ومستندات ملغاة وشطب، لكلٍّ منها تفسير وموافقة. هذا يُظهر رقابة لا إخفاء ويوفّر الوقت أثناء التدقيق.
عندما تكون المستندات مرتبة يسير التدقيق أسرع وبتكلفة أقل وتقل الأسئلة اللاحقة.