كيف تبنون نظام رقابة داخلية
الرقابة الداخلية مجموعة من القواعد والعادات تجعل الأخطاء وسوء الاستخدام صعبة ومرئية. والهدف ليس عدم الثقة بالناس، بل بناء عملية تعمل حتى حين يتعب أحدهم أو يخطئ أو يُغرى.
افصلوا المهام
لا ينبغي أن يكون من يستلم البضائع هو الشخص الوحيد الذي يسجّلها. ولا ينبغي أن يكون من يوافق على الشطب هو من يتعامل مع البضائع. تقسيم الخطوات بين أشخاص يعني أن شخصًا واحدًا لا يستطيع إخفاء خطأ أو سوء استخدام وحده.
وافقوا على مرحلتين
ينبغي أن تحتاج الإجراءات المهمة، كالشطب والتعديلات الكبيرة والشحنات غير المعتادة، إلى موافقة ثانية من شخص مستقل. حدّدوا مسبقًا ما يُعدّ مهمًا، مثلًا بالقيمة أو النوع.
اتركوا أثرًا
ينبغي أن يكون كل إجراء قابلًا للتتبع: من فعله ومتى وعلى أساس أي مستند. تجعل الأنظمة ذات سجلات التغيير ذلك سهلًا؛ أما الأنظمة الورقية فتحتاج إلى مستندات مرقّمة وتواقيع.
اضبطوا الصلاحيات
ينبغي أن يستطيع الناس فعل ما يتطلبه عملهم فقط. راجعوا الصلاحيات بانتظام، وألغوا الدخول حين يغادر الموظفون، وتجنّبوا حسابات الدخول المشتركة.
طابقوا بانتظام
- قارنوا المخزون المادي بالسجلات عبر الجرد والفحوصات المفاجئة.
- قارنوا النظام بالمحاسبة.
- قارنوا البضائع المستلمة بالطلبات والفواتير.
ينبغي أن يجري المطابقات شخص غير الذي يحتفظ بالسجلات.
أبلغوا عن الاستثناءات
أنشئوا تقريرًا قصيرًا دوريًا بالأحداث غير المعتادة: التعديلات اليدوية والشطب الكبير والمخزون السالب والأصناف ذات الفروقات المتكررة. راجعوه مع الإدارة حتى لو كان مملًّا.
مثال صغير
في مستودع صغير يستلم أمين المستودع البضائع ويطبع سند الاستلام، بينما يتحقق موظف المكتب من إشعار التسليم ويسجله في النظام. يحتاج الشطب إلى توقيع المدير، وكل شهر يجرد المدير عشرة أصناف عشوائيًا. لا يحتاج شيء من هذا إلى برنامج، بل إلى أدوار واضحة وعادة القيام به.
ابدأوا صغيرين
حتى المستودع الصغير يستطيع تطبيق هذه الأفكار بقواعد بسيطة ودفتر ملاحظات. اختاروا اثنين أو ثلاثة من أهم المخاطر، واكتبوا القاعدة وعيّنوا مسؤولًا وتحققوا من أنها تعمل. ثم أضيفوا المزيد مع النمو.
راجعوا وحسّنوا
اسألوا كل عام: أين وجدنا أخطاء أو خسائر، وأي ضابط كان سيكتشفها أبكر؟ أضيفوا ذلك الضابط وأزيلوا الضوابط التي لم تعد ذات قيمة.
الضوابط لا تكون جيدة إلا بقدر عادة استخدامها. راجعوها سنويًا وعدّلوها حين يتغير العمل.