المسؤول والمسؤولية المالية
في كثير من المستودعات لا يكون للبضائع مالك واضح. الجميع يتعامل معها فلا أحد مسؤول. وحين يظهر نقص تكون النتيجة جدالًا لا جوابًا. تحديد المسؤولية بوضوح من أبسط الضوابط وأكثرها فعالية.
سمّوا مسؤولًا عن كل منطقة
قسّموا المستودع إلى مناطق أو مجموعات أصناف وأسندوا كلًّا منها إلى شخص مسمّى. يكون هذا الشخص مسؤولًا عن استلام البضائع وتخزينها وصرفها في تلك المنطقة، وعن دقة السجلات.
اكتبوه
تحدد اتفاقية مسؤولية مكتوبة مع أمين المستودع ما الذي يتحمله الشخص، وحدود هذه المسؤولية، وكيف سيُفحص المخزون. وهي تحمي الشركة والموظف معًا.
- النطاق: أي البضائع والمواقع.
- الواجبات: الاستلام والتخزين والصرف والتسجيل.
- قواعد الجرد والتسليم.
- ما يحدث إذا وُجد نقص وكيف يُحقَّق فيه.
راجعوا قواعد العمل والقانون المدني المحلية عند الصياغة، وتأكدوا من أن الشروط عادلة وواضحة.
أعطوا الناس ما يحتاجونه
لا تنجح المسؤولية إلا إذا امتلك الشخص السيطرة. يحتاج إلى الوصول إلى المنطقة وسلطة على من يدخلها وإجراءات واضحة. تحميل شخص مسؤولية منطقة يستخدمها كثيرون بحرية ليس عادلًا ولا فعالًا.
اجردوا عند كل تسليم
حين يتغيّر الشخص المسؤول، سواء بسبب إجازة أو تناوب أو مغادرة الشركة، اجردوا المخزون معًا ووقّعوا على النتيجة. هذا يفصل فترات المسؤولية ويتجنب الخلافات.
أبقوا الفحوصات المنتظمة
ينبغي أن يتوقع المسؤولون جردًا مفاجئًا ومراجعات مستقلة. هذا ليس علامة على عدم الثقة؛ بل يحمي الأمناء ويثني عن العادات المهملة.
قائمة تحقق للتسليم
- تاريخ التسليم ووقته.
- حضور الشخصين مع المدير.
- جرد المخزون في المنطقة مع تدوين النتائج.
- تفسير الفروقات وقرار بشأن كل منها.
- التوقيعات على مستند التسليم.
كونوا منصفين في النقص
الفقد الطبيعي والتلف وأخطاء المستندات ليست كالسرقة. الإجراء المنصف يحقق في السبب قبل تحميل المسؤولية، ويمنح الشخص فرصة للتوضيح ولتصحيح السجلات.
اجمعوا المسؤولية مع الدعم
التدريب والظروف الجيدة والنهج العادل تجاه الأخطاء تشجع الصدق. يبلّغ الناس عن المشكلات حين لا يخشون العقاب على قول الحقيقة.
الملكية الواضحة تعني خسائر أقل وإجابات أسرع حين يخطئ شيء وبيئة عمل أفضل.