تنظيم استلام البضائع
الاستلام هو النقطة التي تدخل عندها البضائع إلى سجلاتكم. إذا وقع خطأ هنا بقي في النظام وظهر مرارًا: في الجرد، وفي التجهيز، وفي شكاوى العملاء. عملية استلام دقيقة هي أرخص مراقبة جودة لدى المستودع.
استعدّوا قبل وصول الشاحنة
اعرفوا ما هو متوقع: أوامر الشراء والكميات ونوافذ التسليم. جهّزوا المساحة وأبقوا فريق الاستلام على علم. المفاجآت عند الرصيف تؤدي إلى عمل متعجّل وغير متأنٍّ.
تحققوا مقابل إشعار التسليم
لكل شحنة تحققوا من المورد والأصناف والكمية والدفعة وتواريخ الانتهاء والجودة والتغليف. قارنوا البضائع الفعلية بإشعار التسليم وأمر الشراء معًا.
عدّوا بعناية
لا تعتمدوا على أرقام المورد. عدّوا الطرود، وللبضائع الثمينة أو الحرجة عدّوا المحتويات. استخدموا الماسحات حيثما أمكن لتجنّب الأخطاء اليدوية.
عالجوا الفروقات عند الباب
- إذا اختلفت الكمية فدوّنوها على مستند التسليم واطلبوا من السائق تأكيدها.
- إذا كانت البضائع تالفة فصوّروها وسجّلوا التلف أمام المورد أو الناقل.
- إذا لم تُطلب البضائع فاحفظوها منفصلة وتواصلوا مع المشتريات.
الفروقات التي تُكتشف لاحقًا أصعب كثيرًا في المطالبة بها.
سجّلوا البضائع فورًا
أدخلوا البضائع المستلمة في النظام في اليوم نفسه مع معلومات الدفعة والانتهاء. البضائع غير المسجّلة المتروكة على الأرض من أشيع أسباب عدم التطابق.
ضعوها في مكانها بسرعة
انقلوا البضائع إلى موقعها وسجّلوا الموضع. البالتة المتروكة في منطقة الاستلام هي بالتة ستُنسى أو تختلط بشيء آخر.
قيسوا العملية
تتبّعوا الوقت الذي يستغرقه الاستلام وعدد مرات الفروقات وأي الموردين يسببون أكثر المشكلات. استخدموا البيانات في مناقشاتكم مع الموردين.
قائمة تحقق للاستلام
- إشعار التسليم يطابق أمر الشراء.
- الطرود سليمة ومعدودة.
- البضائع مفحوصة من حيث الجودة والدفعة وتاريخ الانتهاء.
- الفروقات مدوّنة على المستند وموقّعة من السائق.
- البضائع مسجّلة وموضوعة في أماكنها في اليوم نفسه.
استخدموا الاستلام الأعمى حيث يفيد
في الاستلام الأعمى يعدّ المستلم البضائع دون أن يرى الكميات المتوقعة، ثم يقارن النظام. هذا يقلل الميل إلى تأكيد ما على الورق وهو مفيد خصوصًا للبضائع الثمينة.
إجراء استلام بسيط ومكتوب يُطبَّق كل يوم يمنع كثيرًا من الأخطاء التي سيكون إصلاحها لاحقًا مكلفًا.